Welches Schulmanagement System ist für unsere Schule geeignet

Im Dokument Empfehlungen an die Gemeinden und an die Schulleitungen empfiehlt die Bernische Erziehungsdirektion den Schulleitungen, für die Schulorganisation zunehmend digitale Instrumente und Online Werkzeuge einzusetzen: Damit arbeiten Schulleitungen mit den gleichen Instrumenten, wie Schülerinnen und Schüler und Lehrpersonen. Die Glaubwürdigkeit der Schulleitung wird damit gestärkt.

Bei der Umsetzung dieser Empfehlung stellt sich für die Schulleitungen die Frage: Welches ist das für ihre Schule geeignete Schulmanagement System?

Internet-Recherchen zu dieser Frage können auf eine Vielzahl von Links führen:
SEPHIR SKILLPORT – Webplattform für die berufliche Grundausbildung in der Schweiz
time2learn – Ausbildungs- und Lernplattform
ZH Verwaltungsinformatik – Eco open / Kompass 2 / Intranet Sek II
swiss MAINS – SMT School Professional
Scolaris – die professionelle Schulverwaltungssoftware
schulNetz – Die webbasierte Administrationssoftware für die ganze Schule
LehrerOffice – Werkzeug für Lehrpersonen und Brücke zu Schulverwaltungssystemen
EXAMINA – Prüfungsorganisation leicht gemacht
CLX.EVENTO – Das umfassende Campus Management System
Bildungsdirektion Zürich – Zusammenstellung von Schulsoftware
MAGELLAN – Professionelle Schul- und Bibliotheksverwaltung für alle Schularten
DAVINCI – Professionelle Stunden-, Vertretungs- und Kursplanung
Untis – Stundenplansoftware und Untis – Elektronisches Klassenbuch
unitime.org – open source Timetabling System
Top School Administration Software Products
Best School Management Software in 2017
What Is School Administration Software?
What is the best school management software?
Wikipedia – Enterprise-Resource-Planning
ERP Systems Functionalities in Higher Education
Wikipedia – OpenSIS student information system
OpenSIS – School Management Software
Wikipedia – Student information system
Wikipedia – Education Management Information System
Wikipedia – OpenEMIS Open Education Management Information System (EMIS)
Wikipedia – Fedena open source school management software
Wikipedia – Sampoorna school management system project

Aus der Sicht der obigen Verkaufsdokumentationen ist mehr oder weniger jedes aufgeführte System für jede Schule optimal. Wie sollen sich somit Schulleitungen für ein bestimmtes System entscheiden?

Ausgehend von den schulspezifischen Strukturen und Prozessabläufen, zeichnen sich die folgenden Entscheidungskriterien ab:
– Welche Datenfluss- und Authentifizierungs-Schnittstellen (bevorzugt als programmierbare Web-Services und Single-Sign-On-Authentifizierung) sind für die im Umfeld der Schule bestehenden ICT-Applikationen/Lernplattformen und Verzeichnis- und Identitäts-Managementdienste (LDAP/AD) vorhanden?
– Wie flexibel und aufwendig sind die Anpassungsmöglichkeiten an das Prozessmanagement der Schule*?
– Wie transparent ist die Trennung zwischen den Front-End-Clients auf der operativen Ebene und den Datenbanken auf der Back-End-Datenbank-Server-Ebene?
– Mit welchen Technologien und Geräten greifen die Front-End-Clients der operativen Ebene auf die Datenbanken der Back-End-Datenbank-Server-Ebene zu?
– Welches Datenbank-System wird als Basis auf der Back-End-Datenbank-Server-Ebene eingesetzt? Passt dieses Datenbanksystem in die Schulstrategie?

*Je nach den notwendigen Anpassungen an die schulspezifischen Strukturen und Prozesse kann es sinnvoll sein, für die Schulorganisation anstelle oder ergänzend von spezifischer Schulmanagement-Branchen-Software die bereits in der Schule eingesetzte Office-Standard-Software (z.B. Office 365 mit MS Access) mit den flexibel-automatisierbaren Formularen, Reports und Serienbriefen einzusetzen. Der Client-Server-Zugriff mit diesen Office-Standard-Systemen kann wie bei den obigen Schulmanagement-Branchen-Lösungen via Desktop oder webbasiert per Intranet erfolgen.

Bei der Implementierung von Standard-Software als Ersatz oder Ergänzung von Schulmanagement-Branchen-Software bewährt sich die Orientierung an ERP-Ebenen-Modellen, welche durch die Abbildung aller Geschäftsprozesse eine durchgehende Integration und die Abkehr von Insellösungen bedeuten. Gleichzeitig zur unternehmensweiten Ressourcen-Verwaltung verbessern die ERP-Systeme den Kommunikationsfluss und die effiziente Zusammenarbeit:
erp_framework_layers.png
(Quelle: ERP Systems Functionalities in Higher Education)

Hier finden Sie ein Praxisbeispiel zur Implementierung des ERP-Ebenen-Modells in der Schul-Administration der BMS/gibb. Die Screenshots zeigen exemplarische Userinterfaces auf der Präsentätions-Infrastruktur-Ebene des BMS/gibb-ERP-Ebenen-Modells:

Intranet/Extranet-Single-Sign-On-Portal:
Je nach User-Berechtigung werden andere Kacheln/Funktionalitäten angezeigt.

Prozess-eDossier:
Zu jedem Prozess aus der BMS/gibb-Prozesslandkarte existiert ein Intranet-Prozess-Wiki mit einer verknüpften Prozess-Dateiablage und verknüpften Prozess-Archiven.

Prozess-eCockpit:
Zu jedem Prozess besteht ein nach den Prozess-Teilschritten geordnete Menü-Navigation zu den eCockpits der Prozess-Teilschritte.

Die oben verlinkten Schulmanagement-Branchen-Software-Produkte benutzen in der Regel auf der Datenbank-Ebene unterschiedliche, wenig standardisierte Datenmodelle. Es stellt sich die Frage, ob sich künftig im Bildungsbereich solche Standards für Datenmodelle und Bildungs-Identitäten etablieren werden? Diese Standards würden den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Akteuren (Behörden, Bildungsinstitutionen, Lernenden, Partnern usw.) erheblich erleichtern und für die Automatisierung der Prozessebene standardisierte Services anbieten.
process_data_1.png process_data_2.png (Quelle: opendatamodel.com)

Weitere Informationen zu ‚Standardisierten Datenmodellen für effiziente Bildungsorganisationen‘ finden Sie in diesem Blog-Beitrag.

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